Automatisierte Zeugniserstellung

Projektziel

Ziel des Projekts ist es, den Prozess der Zwischenzeugniserstellung für die Personalabteilung von Pharm'R'US zu automatisieren, um den administrativen Aufwand zu reduzieren. Der erste Schritt umfasst die Entwicklung einer Lösung, die automatisch Zwischenzeugnisse für Mitarbeitende erstellt, basierend auf standardisierten Textbausteinen und individuellen Leistungsdaten.

Prozessbeschreibung

Der Prozess der automatisierten Zeugnisgenerierung wird in mehrere Schritte unterteilt:

Datenquelle: Die Personalabteilung stellt alle relevanten Mitarbeiterdaten (z. B. Name, Position, Arbeitsbeginn, Leistungsbewertungen) in einem strukturierten Format (z. B. Excel-Datei, Datenbank) zur Verfügung.
Zeugnisvorlage: Es wird eine standardisierte Zwischenzeugnisvorlage mit Platzhaltern für die dynamischen Informationen erstellt. Diese Platzhalter werden durch die entsprechenden Daten aus der Quelle ersetzt.
Automatisierte Textbausteine: Für die Zeugnisse werden vordefinierte Textbausteine verwendet, die nur für spezifische Informationen angepasst werden (z. B. Bewertungen zu Arbeitsqualität, Teamarbeit, Engagement).
Zeugnisgenerierung: Ein Skript oder eine Softwarelösung wird entwickelt, die auf Basis der Mitarbeiterdaten automatisch ein Zwischenzeugnis generiert. Dabei werden die Textbausteine dynamisch angepasst, um die individuellen Leistungen des Mitarbeiters widerzuspiegeln.
Export und Versand: Die erstellten Zeugnisse werden automatisch als PDF exportiert und per E-Mail an die Mitarbeiter oder direkt in das Personalmanagement-System übertragen.

Vorteile

Zeitersparnis: Der manuelle Aufwand bei der Erstellung von Zwischenzeugnissen wird erheblich reduziert.
Fehlerreduktion: Standardisierte Textbausteine und eine automatisierte Lösung verringern das Risiko von Fehlern und Inkonsistenzen.
Skalierbarkeit: Bei Bedarf können schnell Zeugnisse für eine große Anzahl von Mitarbeitern generiert werden.

Projektziel

Prozessbeschreibung

Vorteile

Nächste Schritte